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搞定10个EXCEL难题,不再抓狂

时间:2019-05-16 浏览次数:

许紫宁 图/stocksnap.io

很多人都会使用excel,但很少人能将它用到“excel-lent”(卓越)。excel不只是能填数字的工具,它的强大功能可以节省许多整理表格的力气与时间,让工作更顺利!

「要学好excel,观念绝对比技巧更重要,」microsoft office专家王作桓指出。王作桓现为微软microsoft office内部训练资深讲师,连续11年荣获「微软全球最有价值专家」(microsoft mvp award)殊荣,拥有超过20年企业电脑课程规划、训练资历,着有《excel工作现场实战宝典》、《office2013提昇企业效率达人实战技》等书。

请王作桓来解答一般工作者最常见的excel问题,搞懂观念再学技巧,你也能晋级excel达人。

请继续往下阅读...

q1使用excel的基本观念是什幺?

报表格式要正确:

excel被创造的目的是资料分析,所以正确的「资料库格式」(database)是报表能否製作完善的关键。正确的资料库格式就是以第一列为资料标题,每笔资料再由上往下、一列列输入,中间不可留空,也不要插入函数,保持资料完整乾净。

尽量使用枢纽分析:

善用excel的内建工具,8成报表都可以用枢纽分析(详见q10),有效率又好上手,剩下2成不能用枢纽分析製成的报表,才使用函数。

设对函数才能提高效率:

函数的相对、绝对位址(address)设定要正确。因为excel在複製贴上公式时,都会自动调整运算範围,函数位址设立正确,就能提高效率。

q2哪些快捷键一定要记起来?

ctrl+上/下/左/右键:

不用点击滑鼠,就可以快速跳到资料表4个角落的储存格。

ctrl+shift+数字键:

圈选要换单位的储存格后,按搭配键与数字,即可转换数字单位。

f4功能键:

可重複上一个步骤。假设最后一个动作是在上方插入空白行,再按一次f4就能重複上方插入空白行。

alt键+「=」:

快速算出数字总和。在要填入总和的储存格,按下「alt」和「=」,就可快速得到数字总和。

q3如何用excel做数学运算?

运用excel做基本加、减、乘、除很简单,只要在答案格中先输入「=」,游标圈选要运算的数值,再输入四则运算公式,就能得到答案了。

例如,想计算b2、c2储存格数字相乘,只要在答案格d2输入「=b2*c2」的乘法公式,就能算出答案;接着可以拖曳这个储存格来填满其他空格,不用一格格计算,公式会自动调整範围。

q4如何合併两格文字、又不用重新打字?

针对这个问题,使用「&」运算符号或是concatenate函数,就能将多个列中的文本连接起来。例如,想合併右表的姓名与部门名称,在单元格c1中键入公式「=a1&" "&b1」,或者是concatenate(a1," ",b1)即可。公式中的空格代表在显示文字间插入空格。

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